De 'makkelijke weg' naar een  toepasbare huisstijl

Na 25 jaar een nieuw logo

Een nieuwe huisstijl laten ontwerpen is één ding, maar dat deze vervolgens ook bruikbaar is én goed toegepast wordt door collega’s is een tweede. Mirjam Bijleveld, communicatieadviseur bij de gemeente Moerdijk kan erover meepraten. "Ons oude logo had zijn oorsprong in 1998, toen is de gemeente Moerdijk ontstaan uit een gemeentelijke herindeling. Je kan dus wel stellen dat we het lang hebben volgehouden, zo’n 25 jaar, met een logo wat destijds enkel voor print was ontwikkeld."

Uiteindelijk voldeed de huisstijl eigenlijk op geen enkel vlak meer. "De kleurstelling, het lettertype, niets was echt goed bruikbaar wat zorgde voor een wildgroei aan varianten. Collega’s gingen zelf nieuwe kleuren toevoegen, maakten eigen huisstijltjes en projecten lieten nieuwe logo’s ontwerpen door externe bureaus. Vanuit je merkgedachte wil je dat natuurlijk niet", legt Mirjam uit. Kortom, de huisstijl was verouderd en het was tijd voor een nieuwe die bruikbaar zou zijn voor iedereen. 

De huisstijl voor iedereen

"Een lokaal bureau uit de gemeente heeft het logo en de totale huisstijl ontworpen. Met de komst van die nieuwe huisstijl wilden we ook gelijk alles omzetten en de nieuwe stijl uitdragen. Maar door de jaren heen, was er in de organisatie de gewoonte ontstaan om zelf aan de knutsel te gaan, dus dat leek ons nogal een opgave", aldus Mirjam. "Daarom wilden we het voor alle collega’s makkelijk maken om de huisstijl te gebruiken. En bovendien alles rond de huisstijl eenvoudig vindbaar te maken op één centrale plek.”."

"Wat we zochten was een intuïtieve tool waarin de huisstijl gemakkelijk te vinden is, de mediabestanden goed doorzoekbaar zijn, om vervolgens ook gelijk zelf uitingen te maken". Mirjam vervolgt: "We zijn via een collega, die bij de Rabobank had gewerkt, terecht gekomen bij het Brand Portal van Capital ID. Volgens mij zijn het vooral commerciële bedrijven die met dit soort portals werken. Na wat rondvragen kwamen we wel uit bij grotere gemeenten die er ervaring mee hebben. Maar juist ook voor kleinere gemeenten, die vaak geen vormgever in hun organisatie hebben, kan een Brand Portal heel veel meerwaarde hebben."

Laat de beslisser het probleem zien en voelen

Mirjam was zelf nauw betrokken bij de aanschaf van de Brand Portal en deelt graag haar ervaring. "Ons vertrekpunt, een versnipperde huisstijl, maakte dat we bij het bestuur goed konden aantonen waarom we een portaal wilden. Dat is wat je nodig hebt bij beslissers, toon duidelijk de noodzaak aan. Want de Brand Portal is een oplossing ergens voor. Maar het draait om het probleem én dat moet je goed kunnen duidden. Bij ons was het probleem dat we geen consistente huisstijl hadden en deze ook niet konden handhaven. Maar zolang de organisatie dat niet als een probleem ziet, is het portaal ook niet de oplossing."

"Met de invoering van het huisstijlportaal wilden we zorgen dat collega’s eenvoudig de huisstijl konden raadplegen en de uitingen snel zelf konden maken. Dus de makkelijkste weg aanbieden, en dat doe je dus met een Brand Portal." Mirjam vervolgt: "Ik zou andere gemeenten zeker adviseren om vanaf het begin samenwerking te zoeken met andere afdelingen, zoals inkoop en ICT, maar ook de teams die er straks mee gaan werken. Waar lopen ze op dit moment tegenaan en wat zijn hun wensen? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat het portaal goed wordt geïntegreerd en gekoppeld aan bestaande systemen? Je bespaart jezelf veel gedoe als je dit goed regelt en je creëert meteen ook draagvlak. Vergeet niet om de introductie van een Brand Portal als extra taak te benoemen, ook bij die ondersteunende afdelingen. Want het kost gewoon veel tijd van interne collega’s. Al geeft Capital ID ook veel ondersteuning. Wat ik heel prettig vond is dat de Solutions Consultants heel benaderbaar zijn, snel issues oppakken en vooral ook goed meedenken."

"Het is echt een voordeel dat de Brand Portal een kant en klare applicatie is. Capital ID heeft het implementatieproces op orde en geeft goede ondersteuning. Met techneuten die zorgden dat het aansluit op onze kantoor-ICT, met consultants die cursussen gaven aan onze gebruikers. Er is snel contact en er wordt gemakkelijk geschakeld, dus voor de ICT-kant hoef je niet bang te zijn. Anders gezegd; bij de overgang naar de nieuwe huisstijl was de invoering van het huisstijlportaal de meest makkelijke schakel in het geheel. De implementatie ging heel soepel bij ons."

Opstelsom van besparing in geld en tijd

"Als je kijkt wat er op wekelijkse basis gemaakt wordt, dan gaan er heel wat posters, flyers, uitnodigingen en nieuwsbrieven uit. We hebben als gemeente gewoon zoveel verschillende doelgroepen, projecten, acties, uiteenlopende onderwerpen en boodschappen uit te dragen. Dat zorgt voor veel uitingen en voor verschillende middelen die worden ingezet."

Gebruikers kunnen nu door de Mediabank met ruim 4400 beelden, logo’s, illustraties en video’s navigeren met behulp van zoekwoorden en 'Moerdijk-specifieke' filters. "Dit is een grote verbetering ten opzichte van onze oude beeldbank. Het was een flinke klus om hem te vullen, maar dat kwam vooral doordat de oude mediabank opgeschoond moest worden. Capital ID kon de beelden vervolgens overzetten, dat scheelde veel werk. We hebben meteen van de gelegenheid gebruik gemaakt om de nieuwe Mediabank aan te vullen, alle foto’s goed te taggen, rechten in te stellen en figurantenovereenkomsten toe te voegen. Dat kan dus allemaal bij elkaar in de Mediabank, ideaal."

"Externe vormgevers en fotografen kunnen probleemloos beeld uploaden en downloaden – uiteraard nadat wij ze die rechten hebben gegeven. En wanneer collega’s werken aan rapporten, memo's of presentaties kunnen ze binnen Word of Powerpoint rechtstreeks zoeken in diezelfde Mediabank door de ID Office Plug-in. Collega’s zijn daar ook heel enthousiast over."

"Voorheen werd bijna overal een externe vormgever voor ingehuurd. Dat doen we nu alleen nog middelen waarvoor we geen templates hebben, zoals een maatwerk-folder. Reken maar dat dat veel geld bespaart.” En het scheelt ook tijd geeft Mirjam aan. “Voorheen kregen we bij team communicatie best veel ad hoc verzoeken voor de opmaak van bijvoorbeeld een poster of vroegen collega’s om het logo of ze zochten een bepaalde foto. Nu kunnen we deze medewerkers eenvoudig naar het portaal verwijzen. En tel daar dan bij op dat het proces om tot iets te komen nu veel sneller gaat omdat collega’s nu eenvoudig zelf in een vast stramien een poster of flyer kunnen maken."

Mirjam: "Omdat we een interne repro hebben die veel drukwerk kan doen, is het superhandig om alles snel zelf te maken. Vanuit communicatie hebben we voor ieder template vastgelegd welke kleuren, lettertype, -grootte en vlakverdeling gebruikt mogen worden. Zo kunnen collega's zich binnen no-time weer richten op hun expertise: de inhoud. En als alles compleet is, stuurt het portaal geautomatiseerd het middel naar onze repro om het af te drukken."

Het portaal bedient uiteenlopende teams

"Er zijn verschillende teams die werken met ons huisstijlportaal", vervolgt Mirjam, "We hebben zo’n 40 gebruikers. Denk aan de griffie, communicatie, HR, facilitair, repro en projecten. Vanuit team communicatie ben ik samen met 2 collega's verantwoordelijk voor het beheer van het portaal. Wij vullen de mediabank en focussen ons op het onderdeel 'Zelf aan de slag', waarbij we eindgebruikers helpen als ze vragen hebben. Dat beheer kost ons ongeveer 1 uur per week. Komend jaar willen we extra tijd reserveren om ons portaal te verbeteren. Capital ID brengt regelmatig updates uit van het portaal en we hebben het gevoel dat we op dit moment een deel van de nieuwe mogelijkheden laten liggen. Bij ons kan op dit moment nog niet iedereen in het portaal, omdat we eerst eens wilden kijken hoe het in de praktijk zou werken met de ‘grootgebruikers’ binnen de organisatie. Maar we zijn inmiddels zo enthousiast dat we in de toekomst graag willen uitbreiden."

Voorbeeld van een uiting, gemaakt in het Huisstijlportaal

"De griffie van de gemeenteraad is een op zichzelf staand onderdeel in de organisatie, met een eigen communicatieadviseur. Zij maken intensief gebruik van de nieuwsbriefmodule. Wekelijks gaat er namelijk een nieuwsbrief uit naar alle raadsleden met linkjes naar ingekomen stukken en dergelijke. De tool geeft hen de vrijheid om eigen informatie makkelijk kwijt te kunnen. Maar door het template ziet het er altijd netjes uit."

"Maar ook ondernemersondersteuning, verantwoordelijk voor het contact en relatiebeheer met bedrijven in de gemeente, gebruikt het portaal. Zij communiceren natuurlijk ook veel richting ondernemers, sturen nieuwsbrieven uit en organiseren bijvoorbeeld ook events. En zelfs onze personeelsvereniging gebruikt het portaal", vervolgt Mirjam.

"Ook voor alle interne communicatie is het portaal echt een uitkomst. Een groot deel van ons gemeentehuis is natuurlijk openbaar. En het is fijn om te zien dat er nu posters hangen bij de balies of de lift die aansluiten bij de huisstijl van Moerdijk. En uiteraard zijn wij zelf als communicatieteam ook grootgebruiker. Zelf ben ik het persoonlijk heel blij met het template voor de roll-up banners. Die banners zetten wij best vaak in bij bijeenkomsten. En de interne repro kan deze (en ander drukwerk) drukken wanneer het ontwerp klaar is in het huisstijlportaal. Het is gewoon zo fijn en makkelijk dat dat allemaal kan."

Eenvoudig zelf middelen maken, met templates

"De drempel voor medewerkers om professionele middelen in de huisstijl te maken is nu veel lager en dit helpt ons als gemeente om als een betrouwbare afzender en bron naar buiten te treden", aldus Mirjam.

Uiteindelijk vergt het ook zeker een stukje aanpassingsvermogen van de organisatie en niet alle collega’s zullen even snel de nieuwe werkwijze omarmen, stelt Mirjam. "De kaders van de huisstijl geven soms discussie en je zult natuurlijk nooit volledige grip hebben op alle uitingen. Maar het is nu in ieder geval een heel stuk moeilijker om iets te maken wat totaal niet meer aansluit bij de huisstijl", zegt Mirjam lachend.

Een tip voor andere gemeenten?