‘Portal speelt een verbindende rol tussen afdelingen’
Hoe meer gebruikers hun weg weten te vinden naar de portal, hoe beter de algemene kwaliteit van uitingen wordt. Om die reden werken Annemarie en Carla samen met DMC-collega’s doorlopend aan initiatieven om de Saxion Brand Portal breder bekend te maken onder de 30.000 potentiële gebruikers en uit te breiden. Samenwerkingen spelen daarbij een belangrijke rol.
Dat de Brand Portal een verbindende rol tussen verschillende afdelingen speelt, beaamt Annemarie. ‘We kijken graag hoe we andere afdelingen kunnen helpen door een deel van hun werkzaamheden door de portal te laten lopen.’
Een voorbeeld van zo’n interne samenwerking is onder andere de repro, of Printfactory zoals die binnen Saxion wordt genoemd. ‘Zij kregen vaak verzoeken voor het maken van allerlei middelen, waar zij, vaak ook nog samen met ons als Stijlstudio, dan druk mee waren. Nu zijn ook zij er mee geholpen dat er naar het portal wordt verwezen. Mede daardoor wordt onze onderlinge samenwerking beter, werken we allemaal efficiënter en doet iedereen waar hij goed in is.’
‘Door samen te werken krijg je meer draagkracht, structuur en gebruikers van de portal. En het helpt de gebruikers in praktische zin, want ze zijn sneller op de juiste plek voor hun vraag, en het helpt ons de portal verder uit te rollen’, aldus Carla.
Dat de Brand Portal een verbindende rol tussen verschillende afdelingen speelt, beaamt Annemarie. ‘We kijken graag hoe we andere afdelingen kunnen helpen door een deel van hun werkzaamheden door de portal te laten lopen.’
Een voorbeeld van zo’n interne samenwerking is onder andere de repro, of Printfactory zoals die binnen Saxion wordt genoemd. ‘Zij kregen vaak verzoeken voor het maken van allerlei middelen, waar zij, vaak ook nog samen met ons als Stijlstudio, dan druk mee waren. Nu zijn ook zij er mee geholpen dat er naar het portal wordt verwezen. Mede daardoor wordt onze onderlinge samenwerking beter, werken we allemaal efficiënter en doet iedereen waar hij goed in is.’
‘Door samen te werken krijg je meer draagkracht, structuur en gebruikers van de portal. En het helpt de gebruikers in praktische zin, want ze zijn sneller op de juiste plek voor hun vraag, en het helpt ons de portal verder uit te rollen’, aldus Carla.
Tweeledige besparing van tijd- en geld
De impact van de invoering van de Brand Portal is volgens Annemarie tweeledig. Een tijd- en geldbesparing:
1. binnen de Dienst Marketing- en Communicatie;
2. onder de rest van de medewerkers en studenten.
‘Ook onze DMC-collega’s kunnen met behulp van de Brand Portal het verhaal over ons merk en onze huisstijl beter uitdragen. Zij wijzen bijvoorbeeld hun interne partners op de beschikbare templates en kunnen vragen over het logo, foto’s, sjablonen en andere tools sneller beantwoorden. We zien de Brand Portal dus ook zeker niet als een systeem dat alleen de Stijlstudio helpt, maar al onze DMC-collega’s.’
Voor medewerkers en studenten bevindt zich de winst op een ander vlak. ‘Ik schat dat de dagelijkse workload binnen de Stijlstudio, sinds de livegang van de Templates 5 maanden geleden, 5 tot 10% is verminderd, alleen doordat medewerkers eenvoudige middelen nu zelf maken via de Templates in de Brand Portal. Hoewel dat niet wereldschokkend klinkt, gaat dat omgerekend toch om een tijdsbesparing van 24 tot 48 minuten per dag per vormgever én projectmanager. Daardoor kunnen we meer tijd besteden aan face-to-face contact met collega’s voor de meer uitdagende en op maat ontworpen middelen en campagnes waar we echt meerwaarde kunnen creëren voor het merk Saxion.’
Loslaten
Annemarie was nauw betrokken bij de invoer van de nieuwe huisstijl van Saxion. Inherent aan het ‘loslaten van een huisstijl in een organisatie’ is een andere vorm van loslaten: namelijk het accepteren dat je nooit volledig grip kunt hebben op alle middelen die gemaakt worden. ‘Wanneer je een nieuwe huisstijl implementeert, probeer je heel erg aan het roer te staan van alle uitingen in de nieuwe stijl. Dat gaat, zoals ik altijd zeg van een beleidsstuk naar een sticker.
Maar het is een utopie om te denken dat we overal regie op kunnen houden. Onze Stijlstudio bestaat uit drie ontwerpers, we kunnen gewoonweg niet alle uitingen voor heel Saxion ontwerpen. Daarnaast moeten we de regie over wát er gecommuniceerd worden ook bij onze collega’s laten liggen. Zij zijn experts over de inhoud van hun vakgebied en zijn zelf inhoudelijk verantwoordelijk voor wat ze communiceren.’ Maar hoe bepaal je nou wat je wel en wat je niet loslaat? ‘We hebben een aantal globale criteria waarmee we bepalen of we middelen ‘loslaten’ en dus door collega’s zelf laten maken’ door deze als template aan te bieden. Dat doen we wanneer het gaat om:
Maar het is een utopie om te denken dat we overal regie op kunnen houden. Onze Stijlstudio bestaat uit drie ontwerpers, we kunnen gewoonweg niet alle uitingen voor heel Saxion ontwerpen. Daarnaast moeten we de regie over wát er gecommuniceerd worden ook bij onze collega’s laten liggen. Zij zijn experts over de inhoud van hun vakgebied en zijn zelf inhoudelijk verantwoordelijk voor wat ze communiceren.’ Maar hoe bepaal je nou wat je wel en wat je niet loslaat? ‘We hebben een aantal globale criteria waarmee we bepalen of we middelen ‘loslaten’ en dus door collega’s zelf laten maken’ door deze als template aan te bieden. Dat doen we wanneer het gaat om:
- 1. Enkelzijdige uitingen
2. Die niet organisatiebreed ingezet worden
3. Voor een kleine doelgroep interessant zijn
4. Een korte gebruiksduur hebben
‘We zijn er ook duidelijk in dat wij niet de experts over de inhoud zijn’, vertelt Annemarie. De opleidingen weten zelf veel beter wat zij moeten vertellen om studenten te binden en te boeien. Wij zorgen er met onze expertise, templates en tooling voor dat het merk op de juiste manier wordt uitgedragen. Zo hebben we een prima combinatie te pakken en versterken we elkaar alleen maar meer in onze communicatie naar als onze doelgroepen’.
